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Bienvenida, videoconferencia

Cómo lograr reuniones virtuales más pacíficas y provechosas

Las ventajas y los desafíos de las reuniones de trabajo online, y las claves para que sean más productivas

14.04.2021 11:32

Lectura: 8'

2021-04-14T11:32:00
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Hace más de un año que el mundo entero se vio enfrentado a modificar su vida cotidiana. Dentro de los infinitos aspectos en los que ha cambiado, uno de los más alterados es la modalidad en la que se trabaja.

Acostumbradas a salir de casa para llegar a la oficina o cualquier otro lugar de trabajo, millones de personas alrededor del planeta se vieron obligadas a tener que cumplir con una jornada laboral desde su casa. Y más específicamente, a reunirse con su equipo de trabajo de manera remota.

Si bien el uso de herramientas para mantener reuniones virtuales en algunas profesiones es habitual desde hace tiempo, nunca fue tan evidente ni se dio a escala mundial como hoy en día.

Si la videoconferencia llegó para quedarse, estas pautas de expertos en Psicología, Liderazgo y Recursos Humanos harán la convivencia más pacífica y provechosa.

Lo efectivo y lo afectivo. Hasta principios de 2020, las reuniones de trabajo virtuales eran típicas de los trabajadores de empresas internacionales, que viven en distintos puntos del mundo, y moneda corriente entre los nómadas digitales, aquellos profesionales que trabajan desde cualquier sitio utilizando Internet. A mediados del año pasado, el portal de noticias BBC aseguraba que Países Bajos es el líder en la modalidad virtual del trabajo, con un 14,1% de su población que ya trabajaba desde casa antes de la crisis provocada por el Covid-19. A este país, antes de la crisis sanitaria, le seguía Finlandia.

La autonomía y precisión que caracterizan a la cultura de trabajo a distancia son algunas de sus ventajas y, hablando específicamente de las reuniones de trabajo, pueden ser igual de efectivas que las presenciales. "Ambos formatos son muy distintos, pero el hecho de que la reunión sea online no significa que vaya a ser menos efectiva. Si está bien organizada, no se verá afectada en ese sentido. Ambas cumplen con su objetivo", explica a Galería la licenciada en Psicología y posgrado en Gestión de Recursos Humanos Carolina Moll. Según la experta, que es docente en la Facultad de Psicología de la Universidad Católica del Uruguay y también de la especialización de Evaluación Psicolaboral del posgrado de Psicología en la Udelar, "las reuniones virtuales pueden ser rápidas y concretas, e igual y hasta más efectivas que una presencial", agrega.

Sin embargo, Moll advierte que las reuniones de trabajo van más allá de sus objetivos y comunicación verbal: "Cada persona realiza determinados gestos para ayudar a que otra interprete lo que se está exponiendo, también puede haber bromas o comentarios aparte". Los elementos paraverbales son parte de toda interacción humana, y en el formato de reunión online esto se podría apreciar de manera menos clara que en una reunión cara a cara. "La riqueza de estar el uno cerca del otro, como tomar un café, poder hacerle un comentario a un compañero o intercambiar con fluidez, se pierde si se hace online. La parte afectiva se pierde en esta forma de trabajo", señala.

Vida familiar, vida laboral. Según la licenciada en Psicología, otro problema que se ha destacado en este tipo de reuniones es que generan más fatiga que las presenciales: "Si bien uno está en su casa y se puede pensar que está más cómodo, no es del todo así. Es tema de análisis en numerosas universidades del exterior, y también de la Universidad de la República, que el teletrabajo genera una carga de estrés sustancial", observa la docente. El estrés no solo afecta a los empleados de una empresa u organización, sino también a quienes ocupan roles de gerentes y supervisores; "no es lo mismo explicar algo cara a cara que tener que realizar una llamada para hacerlo".

Otro de los motivos por los que esta modalidad de trabajo provoca estrés es porque se pasa una cantidad de tiempo inusual en la casa, y la vida familiar se entrelaza con la laboral. Al estar en el mismo espacio durante la mayor parte del día, y por eso constantemente conectado, se vuelve más difícil pautar un horario de trabajo. "Todo esto agobia y cansa de manera distinta que la presencialidad'', advierte Moll.

Es por esto que, dadas las condiciones actuales, lograr la mayor productividad y rendimiento en una reunión virtual podría ser un factor clave para minimizar los niveles de estrés o agobio que se podrían experimentar en algunos casos. "Cuanto más efectiva sea la reunión en tiempo, recursos y objetivos logrados, menos incidirá en el estrés de la persona'', aclara.

Uno de los mayores problemas de la productividad en el trabajo son las reuniones planificadas, organizadas o gestionadas de manera deficiente, una realidad que, a raíz de la pandemia y del aumento del teletrabajo, se ha traspasado al mundo virtual e, incluso, ha ganado aún más preponderancia, según los expertos en entornos laborales.

En 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord, rozando los casi 3.000 millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo, según datos que maneja la firma estadounidense Udemy, una de las plataformas de formación online más grandes del mundo. "Estos encuentros, no solo afectan la productividad de los empleados, sino que también reducen su motivación e incrementan el estrés", puntualiza Cecilia Mansilla, experta en Liderazgo de Reuniones Laborales e instructora de la compañía; "De hecho, alrededor de 45% de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que deben atender y a las que, en muchas ocasiones, son invitados sin necesidad, y afirman que no son productivas", agrega. Según detalla a EFE esta experta, para garantizar el éxito de una telerreunión es importante que sus organizadores definan el objetivo del encuentro, elijan a los participantes adecuados, preparen una agenda, designen a un
moderador que gestione el tiempo de las intervenciones, documenten lo sucedido y creen un plan de seguimiento.

Claves para una reunión virtual exitosa. Para lograr la efectividad en los encuentros virtuales de trabajo, el elemento más importante es el mismo que el de los encuentros presenciales: la organización. "Mandar una pauta de reunión antes de la misma, aclarando lo que se va a tratar, su objetivo y lo que se espera de cada participante es una buena idea", recomienda Moll.

Para evitar problemas técnicos, lo mejor es que el anfitrión inicie la reunión cinco minutos antes de la hora pautada para comprobar que todo funcione bien. Después, a la hora del encuentro, es clave, según Moll, que los temas estén bien delimitados, que una persona cumpla el rol de monitorearla y que dé la palabra.

Por otro lado, el nivel atencional de quien participa -no de quien monitorea- se pierde luego de los 40 minutos, y es por eso que la especialista sugiere "buscar instancias o elementos para integrar y que hagan que las personas participen de manera activa, y así no perder su atención". Lo ideal es que una misma persona no hable más de 10 minutos consecutivos sin propiciar algún tipo de interacción con los demás participantes.

Otro punto fundamental para lograr la efectividad de un encuentro de este tipo es tener a mano todo el material que se pueda llegar a necesitar, además de un vaso de agua para hidratarse o un café. La experta en liderazgo de reuniones laborales consultada por EFE aconseja instalarse en una silla cómoda, en el lugar más tranquilo y silencioso de la casa, y con un fondo plano, sin decoración, "para que los interlocutores no se distraigan y puedan enfocarse en nosotros". Además aconseja utilizar auriculares con micrófono, porque el audio de la computadora capta el sonido ambiente y dificulta la escucha. Moll concuerda: "La persona que va a participar en la reunión tiene que organizarse, no solo para dar una imagen adecuada, sino para no estar ansioso o tenso", afirma.

También se recomienda cuidar del "espacio digital" tanto como se cuida del espacio físico durante una reunión presencial, desactivando las notificaciones de WhatsApp, correo electrónico, Instagram o cualquier otra app para no favorecer las distracciones.

Una modalidad que se instala. La crisis sanitaria ha revelado la existencia de ciertos recursos y capacidades que quizá llegaron para quedarse. La cultura de trabajo remoto ha demostrado que se puede trabajar con la misma - hasta con más- efectividad que yendo al lugar de trabajo. "Aumentó la cantidad de personas que prefieren trabajar desde sus casas y también se pueden notar beneficios por parte de las empresas al llevar a cabo esta dinámica'', señala Moll. Es por eso que seguramente las empresas van a repensar la organización de su trabajo, más allá de la pandemia.

Sin embargo, la socialización y la presencialidad son elementos de extrema importancia. Es por eso que la modalidad híbrida, un equilibrio entre el trabajo a distancia y presencial, puede ser un modelo que se siga aplicando, o comience a aplicarse, en la pospandemia.

A partir de EFE y fuentes propias